23 août 2013

Octobre 2011 - Mai 2012 : Assistante Administrative et commerciale

En octobre, le directeur de SAS LESOURD me propose un poste d'assistante administrative et commerciale, en vue d'assurer le remplacement de l'assistante de l'agence de Tours durant son congé maternité.

 

Aimant relevé des défis, j'accepte le poste.

J'ai commencé par faire une semaine de test avec la secrétaire. Bon j'avoue j'ai eu un moment de doute quand je voyais le chef d'agence arrivait avec sa tonne de devis ou bien quand nous étions innondées de boulot....

Une discution avec l'assistante et le directeur, et me voilà remotivée pour attaquer ce remplacement.

L'assistante va me montrer son travail jusqu'en décémbre et puis elle va prendre le chemin de la maternité jusqu'en mai.

Pendant 7 mois j'étais la voix qui accueillait les clients au téléphone en leur disant "Laëtitia, société Lesourd, bonjour"

J'étais l'interlocutrice des clients, des fournisseurs, des boites d'intérim, de la compta.

En tant qu'assistante mon premier travail le matin , après avoir saluer le chef d'agence, le conducteur de travaux et les employés, c'était de gérer les mails.

Ensuite saisir les devis, les factures. Une fois que le facteur était passé, je triais le courrier.

D'un côté j'avais toutes les factures des fournisseurs, je devais raprocher les factures aux bons que les gars de chantier ramenaient, et valider ou non les factures avant envoie aux services compta.

Pour chaque facture je gardais un exemplaire à l'agence et l'archiver.

D'un autre côter, j'avais tout ce qui touchait au contrat du personnel interimaire.

Puis après j'avais le courrier divers, auquel il fallait répondre.

Le courrier divers, c'était les contrats de sous traitance, les demandes d'avoir, les réclamations clients...

Pour les contrats de sous traitance, il fallait fournir toutes les pièces administratives et mettre en route le suivi pour ne pas dépasser les montants de sous triatance au moment des facturations.

Une autre partie de mon travail, concernait les ressources humaines: pointer les heures de l'ensemble du personnel, pointer les absences, transmettre les arrêt à la compta, en cas d'Accident du travail faire la déclaration auprès de la CPAM, attribuer les paniers et zone de déplacement.

 

J'étais en charge des demandes de prix et commandes fournisseurs. Lorsque les clients venaient au bureau pour des locations de panneaux ou de K16, je vérifiais le chargement et établissait les bons de livraisons.

Pour tout ce qui concernait les marchés, je réalisais le décompte général définitif.

Et puis il y avait la saisie de notes de services.

Quand on est de l'autre côté, en tant que manoeuvre ou ouvrier d'éxécution, on ne s'imagine pas le travail de l'assistante.

On se dit " elle fatigue pas trop celle" mais ce n'est pas du tout le même travail.

Le travail de l'ouvrier c'est extrément physique alors que le travail de l'assistante est plûtot mental et parfois stressant.

Personnellement, j'ai pris cette expérience comme une aventure. A la base le secrétariat je n'y connaissais vraiment rien et au final cela c'est avéré très intéressant. Ce n'est pas un travail routinier. Vous ne faites jamais la même chose.

Cela m'a apporté de nouvelles compétences et permis d'appréhender le côté administratif  des chantiers.

 

 

Posté par laetitia2901 à 14:20 - Commentaires [0] - Permalien [#]


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